Weekly review bukanlah sesi basa-basi.
Kalau semua bilang aman, harus di audit lagi: Beneran atau too good to be true?
Peran manager menciptakan ruang jujur. Untuk itu diperlukan Sense of Crisis agar bisa melakukan deteksi krisis & potensi masalah sebelum menjadi real problem.
Masalah jarang muncul tiba-tiba, semua ada tanda. Tapi jika disembunyikan, akan jadi bom waktu. Yang paling penting dari menghadapi masalah adalah mendeteksi potensi masalah sebelum masalah sebenarnya muncul dan menyelesaikan masalah dengan berdamai dengan masalah. Kalau dua hal ini dapat dikelola, dampaknya masalah bukanlah horor yang menjadi momok dan menghantui hidup manusia.
Mendeteksi Potensi Masalah
Hampir setiap masalah pasti ada tanda-tanda potensi masalah yang mendahului. Potensi masalah tersebut kalau tidak dikelola dengan baik akan menjadikan real problem yang akan mengacaukan tujuan. Beberapa titik potensi problem yang dapat diidentifikasi sejak awal:
1. Planning tidak berbasis pada tujuan akhir.
Hal ini bisa cek dengan review apakah plan dan milestone yang dibuat menjadikan Output akhir sebagai dasar pembuatannya.
2. Target progress tidak tercapai.
Untuk mencapai tujuan akhir, harus didahului dengan progress yang selalu tercapai, bahkan kalau bisa melebihi targetnya. Kalau target meleset, harusnya ada penambahan effort untuk mengejar ketertinggalan.
Umumnya, ketika gagal, kita akan menurunkan ekspektasi. Hal ini bisa fatal kalau tidak berdasarkan pada tujuan akhir. Akan ada akumulasi pending task di akhir jika polanya seperti ini.
3. Hidden Problem.
Menyembunyikan masalah dan mencoba menyelesaikannya terlihat bijak, tapi hal ini bisa fatal jika penyelesaian masalah terhambat. Orang lain akan terlambat bahkan tidak bisa membantu jika sudah tidak ada waktu lagi untuk menyelesaikan masalah.
4. Mengorbankan Kualitas demi Kuantitas dan Waktu.
Kualitas jangan dikorbankan, karena akan terjadi penurunan kepercayaan terhadap hasil delivery. Perbaikan di akhir justru makan waktu dan effort lebih besar.
Berdamai dengan Masalah
Masalah sudah terjadi? Ini beberapa hal yang dapat dilakukan:
1. Selalu berorientasi pada tujuan akhir.
Selesaikan masalah dengan mengacu pada output akhir. Karena tujuan akhir harus tetap tercapai.
2. Identifikasi Penambahan Resource apa saja yang bisa dilakukan.
Ekstra resource (people, time, money) menjadi salah satu akselerator dalam menyelesaikan masalah. Berkorban sedikit untuk mencapai hasil maksimal lebih cepat adalah salah satu opsi yang wajar dalam manajemen resiko.
Sense of Crisis adalah mindset.
Sense of Crisis adalah kebutuhan.
Terbaru, saya mengeluarkan program Arisan Project implementasi dari audit project secara random. Tim akan disidak, diminta Project review H-1 untuk menilai seberapa siap project di review.
Kasus lain, ada beberapa project dengan progress capaian selalu > 20%. Ini beneran atau salah planning? Maka masuk list Arisan Project.
Bila tim Anda sudah bilang semua aman. Sudahkah Anda yakin?
Baca juga:
Pernah lihat tim yang sibuk, tapi hasilnya nol besar?
“Jangan Terlalu Benci dan Teramat Cinta”, Karena Bisa Berbalik Arah
