Etika Apply Pekerjaan Online via Email

Sedih melihat sering kali banyak surat lamaran masuk tapi tidak sesuai dengan etika korespondensi. Banyak surat lamaran di abaikan karena applicant dinilai tidak beretika dalam melamar pekerjaan secara online.

Jika anda membaca artikel ini dari link yang saya bagikan melalui email, segeralah introspeksi, berubah menjadi lebih baik, cari referensi untuk meningkatkan personal value.

Beberapa hal disini ditulis dari pengalaman baik sebagai jobseeker maupun recruiter.

Kritik, Saran, Tambahan silakan di comment, akan digunakan untuk bahan update artikel ini.

Fase Persiapan

1. Memakai Email yang sering dibuka (Email Utama)

Banyak kasus pelamar kerja terlambat mengetahui ada jawaban recruiter karena emailnya jarang dibuka. Sebaiknya email ini juga terhubung melalui perangkat Smartphone, sehingga selalu mendapat notifikasi jika ada email-email penting.

2. Pastikan Perusahaan Tujuan, Posisi yang dilamar, dan alamat emailnya benar

Fresh Graduate biasanya melamar kerja ke banyak tujuan perusahaan untuk posisi berbeda, tergantung pada lowongan yang tersedia. Jangan sampai terjadi tertukar atau mengirim lamaran ke perusahaan yang salah karena tidak teliti dengan banyaknya lamaran yang dikirim.

Fase Kirim Email Apply

1. Email tanpa subject, atau subjectnya tidak sesuai arahan

Biasanya pemberi kerja membuat format subject sesuai dengan loker yang dipasang, untuk memudahkan sortir. Kalau subjectnya tidak sesuai atau tanpa subject? siap2 aja tidak masuk shortlist, karena dinilai tidak bisa mengikuti arahan. Apply aja ngga teliti & ikut arahan, apalagi kerjanya nanti. Bisa juga nantinya email dengan subject tertentu akan masuk ke folder-folder email sesuai loker yang dibuka, kalau tidak sesuai formatnya maka email tidak akan diproses.

2. Tanpa Surat Lamaran/lamaran generic (bisa untuk dikirim ke banyak tempat)

Sebagai pencari kerja, seharusnya meluangkan waktu untuk memahami dan memodifikasi lamaran kerja sesuai perusahaan tujuan dan posisi yang dilamar. Bukan hanya “Kepada HR Manager di tempat”. Kepada Siapa, Perusahaan Mana, Melamar posisi apa harus jelas disebutkan. Tanpa 3 point ini, dianggap surat lamaran generic yang bisa memberikan penilaian buruk bahwa applicant tidak mau keluar effort dan cenderung tidak memahami posisi yang di lamar.

3. Mengirim 1 email ke banyak perusahaan sekaligus

Tidak etis mengirim lamaran dengan menempatkan email di posisi bcc, atau pun semua alamat email terlihat karena ditempatkan di to/cc. Biasanya ini dilakukan oleh applicant yang ingin cepat melamar ke banyak tempat. Isi email maupun subjectnya generic. Lagi-lagi, ini menimbulkan penilaian buruk bagi applicant.

4. Terlalu Banyak attachment

Kirim dokumen sesuai arahan. Jika hanya diminta CV, kirim CV saja. Dokumen lain (Ijazah, sertifikat, transkrip, dll) biasanya diminta tahap berikutnya. Tetapi ada juga yang minta lengkap di depan, untuk kasus ini kirim lengkap sesuai arahan.

5. Attachment terlalu besar

Efek dari tidak mengikuti arahan terkait dokumen yang dikirim biasanya attachment akan menjadi besar, kalau melebihi limit dari email penerima akan di reject dan tidak terkirim. Cek lagi, apakah pemberi kerja memberikan info maksimal attachment, kalau masih terlalu besar bisa memakai software kompresi (winzip, 7zip, dll).

6. Body Email Kosong

Body email bisa di isi dengan surat lamaran pekerjaan, atau kata2 pengantar terkait dengan lamaran pekerjaan yang diajukan.

Fase Korespondensi

Jika lamaran anda di proses, biasanya akan di hubungi melalui telp/email. Hindari beberapa kesalahan dalam fase ini.

1. Tidak membalas penjadwalan test/interview

Jika recruiter menjadwalkan untuk test/interview, harap di balas dengan konfirmasi kesediaan, jika berhalangan sampaikan alasan dan tawarkan waktu penggantinya.

2. Membalas email dengan Reply, bukan Reply All

Recruiter biasanya menyertakan timnya dalam korespondensi dengan applicant. Jika membalas email hanya Reply bukan Reply All, maka tim Recruiter tidak akan ternotifikasi. Hal ini bisa fatal jika ternyata staff recruiter yang mengirim email tiba-tiba sakit/cuti/berhalangan, maka proses recruitment akan terhambat karena tidak diketahui responnya oleh tim lain.

3. Tidak menggunakan sapaan Bpk/Ibu

Kita tidak tahu dan tidak perlu tahu umur recruiter. Dalam dunia professional, sapaan Bpk/Ibu sudah menjadi baku untuk sapaan terhadap orang baru kenal. Memanggil nama langsung, mbak, mas, akan jadi bumerang ketika ternyata recruiter sudah tua dan jauh diatas kita, bagaimana sesi interview nantinya? apakah tetap memanggil nama langsung, mbak, mas?

Beberapa point diatas mungkin dapat membantu memperbaiki cara melamar pekerjaan melalui email. Point-point tambahan nanti bisa di tambahan lagi jika ada insight baru dari rekan-rekan linkedin.

FAQ (Frequently Asked Question)

1. Format File CV

Tidak ada keharusan format file (kecuali ditentukan oleh iklan lowongan pekerjaan). Format file standar yang dipakai sebaiknya PDF, karena merupakan format universal yang bisa dibuka di semua perangkat laptop, PC, maupun Mobile.

2. Design CV

Design CV yang bagus dapat menarik minat recruiter untuk membaca dan mereviewnya, tapi ada beberapa kaidah yang perlu diingat:

Konten adalah yang utama, design bagus tapi CV nya kurang menarik ya akan terpinggirkan.
Usahakan CV memakai format PDF yang kontennya bisa dicopy. Format full gambar menyulitkan recruiter ketika harus mengambil alamat email di CV. Jika alamat email tidak bisa dicopy, maka recruiter harus mengetik manual alamat email dan ada potensi salah ketik, terutama jika alamat emailnya sulit di eja.

3. Jam kirim email lamaran kerja

Ada yang berpendapat kalau mengirim email lamaran kerja harus pada jam kerja. Sebenarnya hal ini tidak ada korelasinya dengan keberhasilan melamar kerja. Email lamaran kerja yang masuk tidak akan langsung diproses, melainkan recruiter akan memproses beberapa hari sekali atau setelah mencapai sekian email.