“Kok reportnya banyak banget? Emang kita kurang kerjaan?”
“Emang atasan nggak bisa lihat kerjaan kita aja?”
“Bikin report tuh repot, loh.”
Kalimat-kalimat seperti ini sering kita dengar, baik secara langsung, bisik-bisik, maupun dalam hati.
Dari satu sisi memang benar bahwa membuat report itu butuh waktu, usaha, tenaga, dan pikiran. Tapi sebenarnya, apa sih sisi positifnya? Worth nggak dengan effortnya?
Mari kita bedah dari sisi pembuat report, biar tidak terjebak pada mode “playing Victim”.
Pertama: Report penting bagi pembuat maupun penerima.
Untuk penerima, jelas sebagai bahan pemantauan dan evaluasi.
Sebagai pembuat, report sebagai salah satu media aktualisasi bagi tim untuk menunjukkan hasil kerja nyata maupun prestasinya. Sekaligus menjadi jejak digital karena dikirim lewat media chat/email.
Misal:
– Sales Report: Media tim sales untuk menunjukkan effort jualan untuk closing PO/SPK
– HR Report: Media tim HR memperlihatkan bahwa Kerja HR memberikan dampak peningkatan produktivitas perusahaan
Tanpa report atau tidak diminta membuat report, kapan tim bisa menunjukkan prestasinya?
Apalagi kalau pekerjaan tidak selalu dilihat oleh atasan.
Kedua: Report adalah alat kontrol dari pekerjaan/aktivitas.
Misal tim diberikan tugas, apa yang akan dilaporkan kalau tugas tidak dikerjakan? Seberapa bagus report kalau tugas tidak dikerjakan dengan baik?
Dengan demikian, report berperan sebagai “reminder” bagi pelaksana tugas untuk bekerja dengan baik. Bukan sekedar berdasarkan perasaan dan feeling “sudah sibuk”.
Ketiga: Mendorong improvisasi.
Emang iya?
Begini, misal diminta membuat report penjualan
– Report pertama –> Acak-acakan, belum punya data, akhirnya membuat data rekap penjualan
– Report ke 2 –> Sudah punya data, tapi tidak lengkap, lengkapi datanya
– Report ke 3–> Sudah punya semua data, buat otomasi report
– Report ke 4 dst sudah effortless, karena sudah otomatis
Semakin sering membuat report, semakin efisien dan berkualitas isinya.
Keempat: Mengasah skill Story Telling.
Kemampuan story telling tidak bisa berkembang dengan hanya menjadi reader, nonton short video, dengerin podcast, dan lihat video motivasi.
Story Telling harus praktek. Skill ini akan terus berkembang jika kita mengasahnya, salah satunya dalam penyajian report.
Misalnya, harus menyajikan narasi dari sekedar tabel, grafik maupun angka. Apa insight yang didapatkan. Apa yang akan dilakukan berikutnya.
Skill story telling tidak bisa didapatkan lewat training instan, bahkan bertahun-tahun baru terlihat kualitas seorang story teller handal.
Report memang terlihat merepotkan diawal, apalagi masih nubie. Dibalik itu semua ada proses upgrading diri dari banyak aspek:
– Membuat jejak digital
– Bertanggung jawab
– Mendorong improvisasi
– Mengasah story telling
Jadi apa kesimpulan anda tentang report? Repot atau Upgrading?